# Polityka prywatności aplikacji Estate ID **Wersja 1.9 · obowiązuje od 17 sierpnia 2026 · ostatnia aktualizacja: 7 października 2026** ## 1. W skrócie Estate ID to aplikacja dla wspólnot mieszkaniowych. Mieszkańcy zgłaszają w niej usterki i sprawy porządkowe, rozmawiają z sąsiadami, rezerwują miejsca parkingowe i mają dostęp do dokumentów swojego budynku. Administracja wspólnoty prowadzi te sprawy w jednym miejscu. Aplikacja przetwarza dane pozwalające jednoznacznie ustalić, **kto i gdzie mieszka** — imię, nazwisko, adres z numerem lokalu, e-mail, telefon, zdjęcie profilowe. To poważny zbiór i traktujemy go poważnie. Poniżej opisujemy, co dokładnie się z nim dzieje. Najważniejsze rzeczy, które warto wiedzieć od razu: - **Twoje dane mieszkaniowe należą do Twojej wspólnoty, nie do nas.** My udostępniamy narzędzie. Jeżeli chcesz, aby coś zostało poprawione lub usunięte, decyduje o tym zarząd Twojej wspólnoty — patrz rozdz. 2. - **Treść Twoich zgłoszeń trafia do modelu sztucznej inteligencji**, który je porządkuje i wykrywa duplikaty. Szczegóły i ograniczenia w rozdz. 8. - **Nie sprzedajemy Twoich danych** i nie udostępniamy ich brokerom danych ani sieciom reklamowym. Aplikacja **obecnie nie wyświetla reklam**. O każdej zmianie w tym zakresie poinformujemy Cię wcześniej, a na dobieranie treści na podstawie Twoich danych poprosimy o osobną zgodę, której możesz nie udzielić. - **Dyktowanie głosowe działa wyłącznie w Twojej przeglądarce** — nagranie nigdy nie opuszcza Twojego urządzenia. --- ## 2. Kto odpowiada za Twoje dane — dwie różne role To najczęstsze źródło nieporozumień, więc rozstrzygamy je na wstępie. W Estate ID występują **dwie odrębne role**, zależnie od tego, o które dane chodzi. > **Dopóki Twoja wspólnota nie zawarła z nami umowy powierzenia, administratorem > wszystkich Twoich danych jest IMPERT. Gdy ją zawrze, administratorem danych opisanych > w pkt 2.1 staje się wspólnota — poinformujemy Cię o tym w aplikacji i e-mailem.** > Aktualnego administratora Twoich danych aplikacja wskazuje także przy rejestracji > i przy dołączaniu do wspólnoty. ### 2.1 Twoja wspólnota mieszkaniowa — administrator danych Za dane związane z Twoim zamieszkiwaniem odpowiada **wspólnota mieszkaniowa** (w praktyce jej zarząd lub zarządca nieruchomości). To ona decyduje, po co i w jaki sposób te dane są przetwarzane, oraz jako jedyna może je zmieniać i zatwierdzać. Dotyczy to w szczególności: - ewidencji właścicieli i najemców oraz przypisania osoby do konkretnego lokalu, - stanu rozrachunków (zaliczki, zaległości), - zgłoszeń usterek i spraw porządkowych oraz ich obsługi, - dokumentów wspólnoty (protokoły, uchwały, sprawozdania, przeglądy techniczne), - potwierdzania statusu mieszkańca („zweryfikowany właściciel/najemca"). **Dane kontaktowe administratora Twoich danych** znajdziesz w aplikacji w widoku Twojej wspólnoty oraz na tablicy ogłoszeń w budynku. Jeżeli nie wiesz, do kogo się zwrócić — napisz do nas, a przekierujemy zgłoszenie (rozdz. 16). ### 2.2 IMPERT Konrad Bejger — podmiot przetwarzający, a w części administrator **IMPERT Konrad Bejger** ul. Magellana 6/64, 80-288 Gdańsk NIP: 8781795948 E-mail: konrad.bejger@gmail.com Wobec danych opisanych w pkt 2.1 jesteśmy **podmiotem przetwarzającym** (procesorem) — przetwarzamy je wyłącznie na udokumentowane polecenie wspólnoty, na podstawie zawartej z nią umowy powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO). Nie decydujemy o tym, jakie dane są wprowadzane, nie zmieniamy ich z własnej inicjatywy i nie wykorzystujemy do własnych celów — z wyjątkiem zanonimizowanych statystyk korzystania z aplikacji, opisanych w rozdz. 4.2, które nie obejmują treści Twoich spraw. Są jednak obszary, w których **to my podejmujemy decyzje** — i w tych obszarach jesteśmy administratorem danych, z pełną odpowiedzialnością wobec Ciebie: | Obszar | Dlaczego jesteśmy administratorem | |---|---| | Twoje konto w aplikacji: rejestracja, logowanie, weryfikacja adresu e-mail, hasło | To nasza usługa i my określamy, jak działa uwierzytelnianie | | Zgłoszenia dotyczące działania aplikacji (moduł „Feedback") | Trafiają na naszą skrzynkę i służą rozwojowi produktu | | Statystyka odwiedzin z linków promocyjnych (`?ref=`) | Prowadzimy ją we własnym celu marketingowym | | **Strona estate-id.pl: formularz kontaktowy, publiczny asystent i udostępnione rozmowy** | To nasze własne kanały kontaktu i nasza usługa — patrz rozdz. 15 | | Dane osób, które założyły konto, zanim ich wspólnota zawarła z nami umowę powierzenia | W tym okresie nie ma jeszcze administratora, na którego polecenie moglibyśmy działać | | **Potwierdzenia zawarcia umowy powierzenia** — dotyczy członków zarządu i zarządców, którzy zawierają umowę w aplikacji | Musimy umieć wykazać, kto, kiedy i w czyim imieniu zawarł z nami umowę | | Rejestrowanie błędów technicznych aplikacji | Decydujemy o sposobie utrzymania systemu | | **Dane o korzystaniu z aplikacji** — statystyki użycia funkcji, wydajność, liczniki i logi techniczne | Dotyczą działania usługi, a nie treści Twoich spraw; to my decydujemy, jak produkt utrzymywać i rozwijać | W dalszej części tej polityki zaznaczamy przy każdym celu, **w której roli** występujemy. ### 2.3 Inspektor ochrony danych IMPERT **nie wyznaczył inspektora ochrony danych (IOD)**. Oceniliśmy, że nie zachodzi żadna z przesłanek obowiązkowego wyznaczenia z art. 37 ust. 1 RODO. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych kontakt prowadzi bezpośrednio Konrad Bejger pod adresem podanym w pkt 2.2. > Twoja wspólnota mogła wyznaczyć własnego IOD — jeżeli tak, jego dane kontaktowe > podaje ona sama. --- ## 3. Jakie dane przetwarzamy Poniżej **kompletna** lista kategorii danych. Nie zbieramy niczego poza tym, co tu wymieniono. ### 3.1 Dane, które podajesz sam | Kategoria | Konkretne dane | Kiedy | |---|---|---| | Dane logowania | Adres e-mail, hasło (przechowywane wyłącznie jako nieodwracalny skrót **argon2id**) | Rejestracja | | Dane identyfikacyjne | Imię, nazwisko | Wypełnianie profilu | | Adres zamieszkania | Ulica, numer budynku, **numer lokalu**, miejscowość, kod pocztowy | Wypełnianie profilu | | Status w lokalu | Właściciel albo najemca (deklaracja własna, potwierdzana przez administrację) | Wypełnianie profilu | | Numer telefonu | Numer w formacie międzynarodowym | Opcjonalnie; wymagany przy logowaniu kodem SMS | | Wizerunek | Zdjęcie profilowe (awatar) | Opcjonalnie | | Alternatywny adres e-mail | Adres, pod którym figurujesz w dokumentach wspólnoty | Opcjonalnie, przy potwierdzaniu tytułu do lokalu | | Treść zgłoszeń | Tytuł, opis, kategoria, lokalizacja usterki, **zdjęcia** | Zgłoszenie usterki lub sprawy porządkowej | | Rzeczy zgubione i znalezione | Opis przedmiotu, data, miejsce, zdjęcia | Dodanie ogłoszenia | | Wiadomości w czacie sąsiedzkim | Treść wiadomości, załączniki | Korzystanie z czatu | | Dane parkingowe | Numer miejsca, strefa, daty udostępnienia i rezerwacji | Korzystanie z modułu parkingu | | Uwagi o aplikacji | Treść zgłoszenia, przebieg rozmowy z asystentem | Moduł „Feedback" | ### 3.2 Dane wprowadzane przez administrację wspólnoty | Kategoria | Konkretne dane | |---|---| | Rozrachunki | **Kwota zaległości przypisana do lokalu** | | Ewidencja właścicieli | Powiązanie adresu e-mail z konkretnym lokalem | | Zaproszenia | Adres e-mail osoby zapraszanej, przewidziana rola, data zaproszenia | | Potwierdzenie statusu | Oznaczenie „zweryfikowany" przy statusie właściciela lub najemcy | | Dokumenty wspólnoty | Pliki oraz ich **pełna treść tekstowa** — protokoły, uchwały, sprawozdania, przeglądy | | Wykonawcy usług | Nazwa, kategoria, telefon, e-mail firm obsługujących budynek | > **Uwaga o dokumentach.** Protokoły i sprawozdania wspólnoty regularnie zawierają nazwiska > właścicieli, numery lokali i kwoty zadłużenia. O tym, które dokumenty trafiają do aplikacji, > decyduje wyłącznie administracja wspólnoty. ### 3.3 Dane powstające automatycznie | Kategoria | Konkretne dane | Uwagi | |---|---|---| | Dane sesji | Identyfikator sesji, przypisanie do konta i do wspólnoty | Ciasteczko `hoa_sid`, 30 dni | | Dane drugiego składnika logowania (weryfikacja dwuetapowa) | Jeśli włączysz weryfikację dwuetapową albo wymaga jej Twoja wspólnota lub firma zarządzająca: tajny klucz aplikacji uwierzytelniającej (TOTP) i numer ostatnio użytego kodu; **klucze publiczne** Twoich kluczy dostępu (passkey) wraz z identyfikatorem, licznikiem użyć, rodzajem urządzenia, nadaną nazwą oraz datą dodania i ostatniego użycia; **skróty (hash argon2id) kodów odzyskiwania — nigdy same kody** — i data ich wygenerowania. Klucz prywatny passkey nigdy nie opuszcza Twojego urządzenia. Liczba nieudanych prób logowania z ostatnich 15 minut | Usuwane, gdy wyłączysz daną metodę, gdy administracja wspólnoty lub IMPERT zresetuje Ci weryfikację albo gdy usuniesz konto. Licznik prób jest przechowywany wyłącznie w pamięci serwera. Patrz rozdz. 7 i 11 | | Historia zgłoszenia | Kto i kiedy zmienił status, treść notatki | Widoczna w zgłoszeniu | | Powiadomienia | Treść powiadomienia, imię i awatar osoby, której dotyczy | | | Subskrypcja powiadomień push | Adres punktu końcowego przeglądarki i klucze szyfrujące | Tylko po wyrażeniu zgody w przeglądarce | | Statystyki aktywności administratora | Dzienna liczba kliknięć i naciśnięć klawiszy **kont administracyjnych** | Patrz rozdz. 9 | | Odwiedziny z linków promocyjnych | Identyfikator linku, znacznik czasu, kod kampanii (jeżeli link go zawiera). **Bez adresu IP i bez identyfikatora przeglądarki** | Tylko przy wejściu z adresu zawierającego parametr `?ref=` | | Rejestr błędów technicznych | Ścieżka żądania, treść błędu | Wysyłany na naszą skrzynkę serwisową | | Rejestr audytu dostępu | Identyfikator konta, rodzaj konta, wspólnota, data i godzina, rodzaj i wzorzec ścieżki żądania (bez treści i bez parametrów), kod odpowiedzi, **adres IP**, dane przeglądarki; zdarzenia bezpieczeństwa (logowanie, wylogowanie, zmiana hasła, zmiany członkostwa, każde wejście operatora Estate ID — zawsze, a gdy włączona jest kontrola wejść operatora, także z podanym powodem; na produkcji kontrola ta jest od 5 października 2026 wyłączona i zostanie włączona przed rozpoczęciem współpracy z pierwszym klientem, który jej wymaga). **Bez treści zgłoszeń, wiadomości i dokumentów** | Zapisujemy zmiany wprowadzane przez każdego użytkownika i odczyty kont uprzywilejowanych (zarząd, firma administrująca, usługodawcy, operator Estate ID); zwykłe przeglądanie aplikacji przez mieszkańca nie jest zapisywane. Patrz rozdz. 4.2 i 7 | | Potwierdzenie zawarcia umowy powierzenia | Identyfikator konta i adres e-mail osoby zawierającej umowę, wspólnota albo zarządca (nazwa, NIP), w imieniu którego działa, charakter, w jakim działa, treść złożonego oświadczenia o umocowaniu, wersja i skrót tekstu umowy, data i godzina, **adres IP** (w postaci przekazanej przez serwer pośredniczący), dane przeglądarki, miejsce w aplikacji, w którym umowę zawarto | Tylko członkowie zarządu i zarządcy zawierający umowę powierzenia — patrz rozdz. 4.2 | **Oświadczenie o umocowaniu przy uchwale.** Gdy administrator wspólnoty publikuje uchwałę właścicieli albo planuje jej publikację, zaznacza oświadczenie, że jest umocowany do zbierania głosów (art. 23 ust. 1 ustawy o własności lokali). Razem z tym oświadczeniem zapisujemy **jego adres IP i nazwę przeglądarki/urządzenia** oraz moment zaznaczenia. Dane te nie trafiają do protokołu doręczanego właścicielom — protokół podaje wyłącznie imię i nazwisko osoby zbierającej głosy oraz datę oświadczenia. Adres i urządzenie pozostają w systemie jako dowód na wypadek zaskarżenia uchwały w trybie art. 25 ustawy o własności lokali. ### 3.4 Czego nie przetwarzamy Uczciwie warto wskazać także granice: - **Nie przechowujemy Twojego hasła.** Wyłącznie nieodwracalny skrót argon2id. - **Nie nagrywamy dźwięku.** Dyktowanie głosowe korzysta z mechanizmu rozpoznawania mowy wbudowanego w przeglądarkę; do naszego serwera trafia wyłącznie gotowy tekst. - **Nie przetwarzamy w sposób zamierzony danych szczególnych kategorii** (art. 9 RODO) — nie ma pól na dane o zdrowiu, wyznaniu, poglądach czy przynależności. Zwracamy jednak uwagę, że **swobodny opis zgłoszenia może takie dane zawierać**, jeżeli sam je wpiszesz (np. „nie mogę wejść po schodach z powodu niepełnosprawności"). Prosimy o podawanie wyłącznie informacji niezbędnych do załatwienia sprawy. - **Nie profilujemy Cię** i nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wyłącznie automatycznie w rozumieniu art. 22 RODO. - **Nie zbieramy danych o lokalizacji urządzenia.** Adres, który podajesz, to adres zamieszkania wpisany ręcznie, nie odczyt GPS. --- ## 4. Po co przetwarzamy dane i na jakiej podstawie prawnej ### 4.1 Dane, dla których administratorem jest wspólnota Podstawy prawne dla tych celów ustala **wspólnota jako administrator**; poniżej podajemy je w brzmieniu uzgodnionym w umowie powierzenia. W razie rozbieżności wiąże informacja przekazana przez wspólnotę. | Cel | Podstawa prawna | |---|---| | Prowadzenie ewidencji właścicieli i najemców lokali | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny wynikający z ustawy o własności lokali | | Rozliczanie kosztów zarządu nieruchomością wspólną i rozrachunków | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 13–15 ustawy o własności lokali | | Przyjmowanie i obsługa zgłoszeń usterek oraz spraw porządkowych | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek utrzymania nieruchomości wspólnej | | Zapewnienie bezpieczeństwa budynku (ppoż., przeglądy techniczne, awarie) | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z Prawem budowlanym | | Komunikacja z mieszkańcami, powiadomienia o stanie spraw | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes: sprawne zarządzanie nieruchomością | | Udostępnianie dokumentów wspólnoty mieszkańcom | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — prawo właściciela do informacji o zarządzie | | Dochodzenie i obrona roszczeń | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO | ### 4.2 Dane, dla których administratorem jest IMPERT | Cel | Podstawa prawna | Uwagi | |---|---|---| | Prowadzenie Twojego konta i uwierzytelnianie | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy o świadczenie usługi drogą elektroniczną | | | Weryfikacja adresu e-mail przy rejestracji | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes: niedopuszczenie osoby nieuprawnionej do danych wspólnoty | | | Logowanie kodem SMS | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO | Funkcja obecnie **wyłączona** | | Logowanie kontem Google | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO | Tylko jeśli sam wybierzesz tę metodę | | Weryfikacja dwuetapowa (drugi składnik logowania, kody odzyskiwania, czasowa blokada konta po nieudanych próbach) | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy, oraz lit. f — uzasadniony interes: bezpieczeństwo kont i danych wspólnoty (art. 32 RODO) | Dobrowolna, chyba że wymaga jej Twoja wspólnota lub firma zarządzająca | | Obsługa zgłoszeń o działaniu aplikacji | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — rozwój i naprawa produktu | | | Zapewnienie bezpieczeństwa i ciągłości działania, rejestr błędów, kopie zapasowe | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO | | | Powiadomienia push | **Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda**, wyrażana w oknie przeglądarki | Możesz ją cofnąć w ustawieniach przeglądarki | | Ciasteczka niezbędne (`hoa_sid`, `g_state`) | Art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO; art. 398 ust. 4 Prawa komunikacji elektronicznej — wyłączenie obowiązku zgody dla plików niezbędnych | | | Statystyka odwiedzin z linków promocyjnych | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes: ocena skuteczności kampanii | Na Twoim urządzeniu nie zapisujemy niczego, więc zgoda z art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej nie jest wymagana | | Formularz kontaktowy, publiczny asystent i udostępnione rozmowy na stronie estate-id.pl | Patrz rozdz. 15 | | | Statystyki korzystania z aplikacji oraz rozwój produktu — zagregowane dane o użyciu funkcji, wydajności i błędach | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes: utrzymanie, bezpieczeństwo i rozwój usługi | **Nie obejmuje treści Twoich zgłoszeń, wiadomości ani dokumentów** | | Wewnętrzne narzędzia wsparcia i diagnostyki | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — obsługa zgłoszeń i utrzymanie usługi | Dostęp ograniczony do niezbędnego i rejestrowany | | Rejestr audytu dostępu — bezpieczeństwo przetwarzania, rozliczalność (kto i kiedy miał dostęp do danych), wykrywanie i obsługa naruszeń | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes: bezpieczeństwo systemu i wykazanie zgodności (art. 5 ust. 2 i art. 32 RODO); w odniesieniu do danych wspólnoty — środek bezpieczeństwa wymagany umową powierzenia | Administracja Twojej wspólnoty widzi w aplikacji („Dziennik dostępu”) wyłącznie dostęp osób uprzywilejowanych do danych wspólnoty, bez adresów IP. Pełny rejestr czyta wyłącznie IMPERT, w celu zapewnienia bezpieczeństwa | | Informowanie o istotnych zmianach w usłudze | Art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO | Nie wysyłamy informacji handlowych | | Dochodzenie i obrona roszczeń, rozliczenia księgowe | Art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO | | | Wykazanie zawarcia umowy powierzenia — potwierdzenie zapisywane, gdy członek zarządu lub zarządca zawiera umowę w aplikacji | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek zawarcia umowy powierzenia na piśmie, w tym w formie elektronicznej, i wykazania zgodności przetwarzania (art. 28 ust. 3 i 9 oraz art. 5 ust. 2 RODO); art. 6 ust. 1 lit. f RODO — ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń | Zapisu nie zmieniamy ani nie usuwamy, także po usunięciu wspólnoty — żądanie usunięcia nie ma tu zastosowania w zakresie, w jakim zapis jest niezbędny do obrony roszczeń (art. 17 ust. 3 lit. e RODO) | --- ## 5. Kto jeszcze widzi Twoje dane ### 5.1 Wewnątrz aplikacji Estate ID rozdziela widoczność danych celowo i konsekwentnie: | Dane | Kto je widzi | |---|---| | Imię, nazwisko, awatar, **budynek** | Pozostali mieszkańcy Twojej wspólnoty | | **Numer Twojego lokalu** | Wyłącznie administracja wspólnoty oraz Ty sam — **nigdy inni mieszkańcy** | | Twój adres e-mail i telefon | Wyłącznie administracja wspólnoty | | Treść Twoich zgłoszeń | Mieszkańcy Twojej wspólnoty i administracja | | Stan Twoich rozrachunków | Wyłącznie administracja wspólnoty | | Wiadomości w czacie | Uczestnicy danego kanału | | Rezerwacje parkingowe | Właściciel miejsca i osoba rezerwująca; przy anulowaniu oferty tożsamość nie jest ujawniana | Dane jednej wspólnoty **nie są widoczne dla użytkowników innej wspólnoty**. Każde zapytanie do aplikacji jest ograniczane po stronie serwera do wspólnoty, do której należysz. Firmy obsługujące budynek (hydraulik, elektryk) mogą otrzymać konto o **ograniczonym dostępie** — widzą wyłącznie zgłoszenia ze swojej kategorii i ze wspólnoty, do której zostały przypisane. ### 5.2 Nasi dostawcy (podmioty podprzetwarzające) Pełna, zweryfikowana lista. Z każdym z tych podmiotów wiąże nas umowa powierzenia przetwarzania lub równoważne postanowienia umowne. | Dostawca | Kraj | Do czego służy | Jakie dane otrzymuje | |---|---|---|---| | **Railway Corp.** | **Holandia (UE) — Amsterdam** | Hosting aplikacji i przechowywanie danych | Wszystkie dane aplikacji w spoczynku | | **Cloudflare, Inc.** | USA; dane przechowywane w UE (jurysdykcja EU R2) | Kopie zapasowe (szyfrowane) | Wszystkie dane aplikacji w spoczynku — w postaci zaszyfrowanej kluczem, którego dostawca nie posiada | | **Anthropic PBC** | USA | Asystent zgłoszeń: porządkowanie opisu, wykrywanie duplikatów, odpowiadanie na pytania o budynek; publiczny asystent na stronie estate-id.pl (rozdz. 15.3); strona demonstracyjna asystenta (rozdz. 15.5) | Treść rozmowy, budynek zgłaszającego, opisy otwartych zgłoszeń wspólnoty, zdjęcia, fragmenty dokumentów wspólnoty; w publicznym asystencie — wyłącznie treść pytań | | **Stream.io Inc.** | USA | Czat sąsiedzki | Identyfikator, imię i nazwisko, awatar, treść wiadomości | | **Resend, Inc.** | USA | Poczta wychodząca — powiadomienia, weryfikacja adresu e-mail, ogłoszenia, głosowania nad uchwałami; dostarczenie wiadomości z formularza kontaktowego na naszą skrzynkę | Imię, nazwisko, e-mail, numer lokalu, treść i zdjęcia zgłoszenia, treść ogłoszeń, informacje o głosowaniach; adres z formularza kontaktowego | | **Google Ireland Ltd. / Google LLC (Gmail)** | Irlandia / USA | Skrzynka pocztowa IMPERT — korespondencja, wiadomości z formularza kontaktowego, wnioski w sprawie danych | Adres e-mail i treść korespondencji | | **Google Ireland Ltd. / Google LLC** | Irlandia / USA | Logowanie kontem Google | Kod autoryzacyjny; zwrotnie adres e-mail i podstawowe dane profilu | | **Komoot GmbH (usługa Photon)** | Niemcy | Podpowiedzi adresowe przy wypełnianiu profilu | Wpisywany fragment adresu | | **Dostawcy usług push** (Google, Apple, Mozilla, Microsoft) | USA / UE | Dostarczanie powiadomień push | Adres punktu końcowego urządzenia. **Treść powiadomienia jest szyfrowana end-to-end i nieczytelna dla dostawcy** | | **Twilio Inc.** | USA | Kody SMS | Numer telefonu, treść kodu. **Funkcja obecnie wyłączona** | | **Ministerstwo Finansów (KSeF)** | Polska | Podgląd faktur wspólnoty | NIP wspólnoty. **Żadne dane mieszkańców** | Wykaz podmiotów podprzetwarzających, z których korzystamy jako podmiot przetwarzający na zlecenie wspólnot i zarządców, publikujemy w aplikacji jako dokument „Wykaz podmiotów podprzetwarzających". O zamiarze dodania lub zastąpienia podprzetwarzającego informujemy wspólnoty i zarządców wiadomością e-mail z **co najmniej 5-dniowym wyprzedzeniem**, z wyjątkiem przejścia na podmiot zapasowy wskazany w wykazie i zmiany pilnej; przysługuje im prawo sprzeciwu (art. 28 ust. 2 RODO). ### 5.3 Organy publiczne Dane udostępniamy organom publicznym wyłącznie wtedy, gdy zwrócą się o nie na podstawie przepisu prawa (np. Policja, sąd, UODO). Każde takie żądanie weryfikujemy pod kątem podstawy prawnej i zakresu, a o jego otrzymaniu informujemy administratora danych, o ile przepisy tego nie zakazują. **Nie sprzedajemy danych, nie udostępniamy ich brokerom danych ani sieciom reklamowym.** --- ## 6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy Dane aplikacji są przechowywane **w Unii Europejskiej** (serwerownia w Amsterdamie). Część funkcji wymaga jednak przekazania danych do Stanów Zjednoczonych: | Dostawca | Mechanizm zabezpieczenia przekazania | |---|---| | **Anthropic PBC** | Standardowe klauzule umowne (SCC) — decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2021/914, moduł 3 (przetwarzający → przetwarzający). Włączane automatycznie wraz z przyjęciem warunków komercyjnych korzystania z interfejsu programistycznego | | **Stream.io Inc.** | Certyfikacja **EU-U.S. Data Privacy Framework**; standardowe klauzule umowne jako mechanizm zapasowy na wypadek unieważnienia decyzji o adekwatności | | **Google LLC** | Certyfikacja **EU-U.S. Data Privacy Framework** (status aktywny) — dotyczy logowania kontem Google i skrzynki pocztowej Gmail | | **Twilio Inc.** | Certyfikacja **EU-U.S. Data Privacy Framework**; standardowe klauzule umowne tam, gdzie certyfikacja nie znajduje zastosowania. Funkcja SMS jest obecnie wyłączona, więc przekazanie nie następuje | | **Resend, Inc.** | Standardowe klauzule umowne (SCC) — decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2021/914, moduł 3 (przetwarzający → przetwarzający), zawarte w umowie powierzenia z dostawcą; dodatkowo certyfikacja **EU-U.S. Data Privacy Framework** | | **Cloudflare, Inc.** | Standardowe klauzule umowne (SCC) — decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2021/914, moduły 2 i 3, zawarte w umowie powierzenia z dostawcą (Cloudflare Customer DPA); dostawca deklaruje też certyfikację **EU-U.S. Data Privacy Framework** (według jego oświadczeń; wpis w rejestrze do potwierdzenia). Kopie zapasowe są przechowywane w UE (jurysdykcja EU R2) i szyfrowane w Aplikacji przed wysłaniem kluczem, którego dostawca nie posiada | | Dostawcy push | Przekazywany jest wyłącznie adres punktu końcowego; treść pozostaje zaszyfrowana | Aktualność certyfikacji w ramach Data Privacy Framework można sprawdzić w publicznym rejestrze Departamentu Handlu USA: `dataprivacyframework.gov`. W przypadku przekazań opartych na standardowych klauzulach umownych przeprowadzamy ocenę skutków przekazania (TIA) i stosujemy środki uzupełniające. **Kopię zastosowanych zabezpieczeń udostępniamy na żądanie** — napisz na adres z pkt 2.2. --- ## 7. Jak długo przechowujemy dane > **Stan faktyczny, który musimy zadeklarować uczciwie:** aplikacja **nie usuwa obecnie > żadnych danych automatycznie**. Poniższa tabela opisuje okresy, które wdrażamy. Do czasu > ich wdrożenia usunięcie następuje **na żądanie, w trybie ręcznym**, w terminie > z art. 12 ust. 3 RODO. Nie przedstawiamy tego jako funkcji już działającej. | Kategoria | Okres przechowywania | Status | |---|---|---| | Konto i profil | Przez czas korzystania z aplikacji; **24 miesiące** od ostatniego logowania w przypadku konta nieaktywnego | Do wdrożenia | | Sesje | 14 dni od ostatniej aktywności, a niezależnie od aktywności najwyżej 30 dni od zalogowania | Do wdrożenia | | Dane drugiego składnika logowania (klucz aplikacji, klucze publiczne passkey, skróty kodów odzyskiwania) | Do wyłączenia danej metody, resetu weryfikacji przez administrację wspólnoty lub IMPERT albo usunięcia konta; zużyty kod odzyskiwania — usuwany od razu. Niepotwierdzony klucz aplikacji — 15 minut | Wdrożone | | Liczniki nieudanych prób logowania (osobno hasła i drugiego składnika) | 15 minut (blokada danej metody logowania — 15 minut), wyłącznie w pamięci serwera | Do wdrożenia | | Kody SMS, tokeny weryfikacyjne | Do wykorzystania lub wygaśnięcia, nie dłużej niż 24 godziny | Do wdrożenia | | Zgłoszenia zamknięte | 3 lata od zamknięcia | Decyzja wspólnoty | | Zdjęcia dołączone do zgłoszeń | Razem ze zgłoszeniem | Do wdrożenia (usuwanie kaskadowe) | | Powiadomienia | 12 miesięcy | Do wdrożenia | | Wiadomości w czacie sąsiedzkim | Do usunięcia przez autora lub zamknięcia kanału | | | Dokumenty wspólnoty | Zgodnie z obowiązkami archiwizacyjnymi wspólnoty; dokumentacja techniczna budynku — przez okres istnienia obiektu (art. 63 Prawa budowlanego) | Decyzja wspólnoty | | Rozrachunki | 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności — przepisy podatkowe i o rachunkowości | Decyzja wspólnoty | | Rekordy odwiedzin z linków promocyjnych | 12 miesięcy | Wdrożone — usuwanie automatyczne | | Wiadomości z formularza kontaktowego na stronie | 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że zawrzemy umowę | Usuwanie ręczne ze skrzynki | | Pytania do publicznego asystenta | 90 dni | Wdrożone — usuwanie automatyczne | | Udostępnione rozmowy z publicznym asystentem | Do usunięcia na żądanie | Usuwanie ręczne — patrz rozdz. 15.4 | | Liczniki limitów (adres IP w publicznym asystencie) | 24 godziny, wyłącznie w pamięci serwera | Wdrożone | | Statystyki aktywności administratorów | 12 miesięcy | Do wdrożenia | | Rejestr błędów technicznych | 90 dni | Do wdrożenia | | Rejestr audytu dostępu | **12 miesięcy**; usuwany całymi miesiącami. W tym okresie wpisy nie są zmieniane ani usuwane pojedynczo — rejestr jest łańcuchem skrótów, więc usunięcie wpisu byłoby wykrywalne | Wdrożone | | Statystyki korzystania z aplikacji | 24 miesiące w postaci powiązanej z kontem; dane zanonimizowane — bezterminowo | Do wdrożenia | | Kopie zapasowe | 30 dni; usunięcie danych z kopii następuje w cyklu ich rotacji | Wdrożone | | Potwierdzenia zawarcia umowy powierzenia | Przez czas obowiązywania umowy, a po jej zakończeniu — do upływu terminu przedawnienia roszczeń z nią związanych | Zapis nie jest usuwany automatycznie ani wraz z usunięciem wspólnoty | Po upływie okresu przechowywania dane są trwale usuwane albo anonimizowane w sposób uniemożliwiający ponowne powiązanie z osobą. --- ## 8. Sztuczna inteligencja w Estate ID Ten rozdział opisujemy szerzej, bo jest to element, o który mieszkańcy pytają najczęściej. ### 8.1 Do czego służy Kiedy zgłaszasz usterkę, rozmawiasz z asystentem, który dopytuje o brakujące szczegóły, proponuje czytelniejszy tytuł, porządkuje opis i sprawdza, czy ta sama usterka nie została już zgłoszona przez sąsiada. Asystent odpowiada też na pytania o budynek i o przepisy dotyczące wspólnot mieszkaniowych. ### 8.2 Co dokładnie trafia do modelu Do dostawcy modelu (Anthropic) przekazujemy: - treść Twojej rozmowy z asystentem, - **budynek**, w którym mieszkasz, - zdjęcia dołączone do zgłoszenia, - tytuły i opisy **innych otwartych zgłoszeń** Twojej wspólnoty — to konieczne, by wykryć duplikat, - fragmenty **dokumentów wspólnoty**, jeżeli Twoje pytanie ich dotyczy. **Świadomie nie przekazujemy numeru Twojego lokalu** — jest to celowa minimalizacja zapisana w kodzie aplikacji. > **Ograniczenie, które zgłaszamy z własnej inicjatywy.** Powyższa minimalizacja obejmuje > Twój numer lokalu, ale **nie obejmuje treści dokumentów wspólnoty i cudzych zgłoszeń** > przekazywanych w tym samym żądaniu — a te mogą zawierać numery lokali i nazwiska. > Rozszerzenie tej kontroli znajduje się w naszym harmonogramie prac. Do czasu jej wdrożenia > o zakresie dokumentów indeksowanych przez asystenta decyduje administracja wspólnoty. ### 8.3 Twoje prawa w związku z AI - Asystent **nie podejmuje wobec Ciebie żadnej decyzji wywołującej skutki prawne.** Zgłoszenie zawsze trafia do człowieka z administracji, który je rozpatruje. Nie zachodzi zautomatyzowane podejmowanie decyzji w rozumieniu art. 22 RODO. - Możesz **złożyć zgłoszenie bez korzystania z asystenta** — formularz jest dostępny bezpośrednio. - Dane przekazane do modelu **nie są wykorzystywane do jego trenowania.** Wynika to z warunków korzystania z interfejsu programistycznego dostawcy dla klientów komercyjnych. --- ## 9. Statystyki aktywności kont administracyjnych Aplikacja zlicza dzienną liczbę kliknięć i naciśnięć klawiszy na **kontach administracyjnych** (nie na kontach mieszkańców). Służy to pomiarowi nakładu pracy potrzebnego do obsługi wspólnoty. > **Jeżeli konto administracyjne należy do pracownika**, stanowi to formę kontroli > wykonywania pracy w rozumieniu art. 22² i 22³ Kodeksu pracy. Pracodawca — czyli > wspólnota lub zarządca — ma wówczas obowiązek uprzednio poinformować pracownika, > określić cel, zakres i sposób zastosowania kontroli w regulaminie pracy, układzie zbiorowym > lub obwieszczeniu oraz oznaczyć okres przechowywania danych. > > **Dlatego funkcja pozostaje wyłączona domyślnie.** Włączamy ją dopiero po pisemnym > potwierdzeniu przez wspólnotę, że dopełniła powyższych obowiązków wobec swoich > pracowników. Wspólnota może zażądać jej wyłączenia w każdej chwili. Mieszkańców ta funkcja nie dotyczy. --- ## 10. Twoje prawa Przysługują Ci następujące prawa. **Zwróć uwagę na kolumnę „do kogo"** — w Estate ID zależy to od rodzaju danych (patrz rozdz. 2). | Prawo | Podstawa | Do kogo kierujesz wniosek | |---|---|---| | Dostęp do danych i otrzymanie ich kopii | art. 15 | Dane mieszkaniowe → wspólnota. Dane konta → IMPERT | | Sprostowanie nieprawidłowych danych | art. 16 | Jw. | | Usunięcie danych („prawo do bycia zapomnianym") | art. 17 | Jw. | | Ograniczenie przetwarzania | art. 18 | Jw. | | Przenoszenie danych | art. 20 | Jw. | | Sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie | art. 21 | Jw. | | Cofnięcie zgody (powiadomienia push, udostępnione rozmowy) | art. 7 ust. 3 | IMPERT — cofnięcie nie wpływa na zgodność przetwarzania sprzed cofnięcia | | Skarga do organu nadzorczego | art. 77 | Prezes UODO | **Nie musisz wiedzieć, do kogo się zwrócić.** Napisz na adres z pkt 2.2 — jeżeli sprawa należy do wspólnoty, przekażemy jej wniosek i poinformujemy Cię o tym. Wniosek rozpatrujemy **bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca**. W sprawach złożonych termin może zostać przedłużony o dwa miesiące — poinformujemy Cię wtedy o przyczynie. Realizacja praw jest bezpłatna; opłatę możemy pobrać wyłącznie przy żądaniach ewidentnie nieuzasadnionych lub nadmiernych (art. 12 ust. 5 RODO). Przed realizacją wniosku możemy poprosić o dodatkowe informacje pozwalające potwierdzić Twoją tożsamość (art. 12 ust. 6 RODO) — chodzi o to, by nie wydać Twoich danych osobie nieuprawnionej. > **Stan faktyczny.** Aplikacja **nie ma jeszcze przycisku usunięcia konta ani eksportu > danych**. Do czasu wdrożenia tych funkcji realizujemy każde żądanie ręcznie, w terminach > podanych wyżej. Uważamy za uczciwsze napisać to wprost, niż deklarować mechanizm, > którego nie ma. **Organ nadzorczy:** Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa uodo.gov.pl --- ## 11. Bezpieczeństwo danych Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka (art. 32 RODO): | Środek | Realizacja | |---|---| | Szyfrowanie transmisji | HTTPS wymuszony; ciasteczka wyłącznie z flagą `Secure` | | Ochrona haseł | **argon2id** — nieodwracalny, odporny na łamanie sprzętowe | | Ochrona sesji | Ciasteczko `httpOnly` (niedostępne dla skryptów), `SameSite=Lax` (ochrona przed CSRF), identyfikatory z generatora kryptograficznego | | Izolacja danych między wspólnotami | Egzekwowana po stronie serwera przy każdym żądaniu, pokryta testami regresyjnymi | | Kontrola dostępu do pojedynczych obiektów | Sprawdzana przy każdym zgłoszeniu, dokumencie i rezerwacji | | Weryfikacja dwuetapowa (MFA) | Logowanie można zabezpieczyć drugim składnikiem — kluczem dostępu (passkey) albo aplikacją uwierzytelniającą; wspólnota lub firma zarządzająca może tego wymagać. Każda droga logowania (hasło, Google, SMS, zaproszenia, linki w e-mailach) przechodzi tę samą kontrolę. Po 10 nieudanych próbach konto jest blokowane na 15 minut | | Bramka weryfikacji e-mail | Konto niezweryfikowane nie ma dostępu do żadnych danych wspólnoty — blokada po stronie serwera | | Ograniczenie uprawnień plikowych | Baza, sesje i pliki wgrywane przez użytkowników czytelne wyłącznie dla konta procesu aplikacji | | Testy bezpieczeństwa | Pełny audyt kodu źródłowego przeprowadzony w lipcu 2026; wszystkie podatności wysokie i krytyczne naprawione i pokryte testami regresyjnymi | Pełny raport z audytu udostępniamy wspólnotom na żądanie. **Nasz stan prac.** Uzupełnienia zaplanowane przed uruchomieniem produkcyjnym obejmują: kopie zapasowe środowiska produkcyjnego wraz z testem odtworzenia, nagłówki bezpieczeństwa przeglądarki oraz automatyczne wygaszanie sesji. W razie naruszenia ochrony danych działamy zgodnie z naszą wewnętrzną procedurą postępowania: zawiadomienie administratora danych **bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin**, a jeżeli naruszenie wiąże się z wysokim ryzykiem — zawiadomienie osób, których dane dotyczą. --- ## 12. Pliki cookies Estate ID używa dwóch ciasteczek i oba są **niezbędne** — żadne nie wymaga Twojej zgody. Strona estate-id.pl nie używa ciasteczek wcale. Pełny opis wraz z tabelą znajduje się w osobnym dokumencie — **Polityce cookies**, dostępnej w stopce aplikacji i strony oraz pod adresem https://app.estate-id.pl/cookies. W skrócie: | Ciasteczko | Cel | Czas życia | Zgoda | |---|---|---|---| | `hoa_sid` | Utrzymanie zalogowania | 30 dni | Niewymagana — niezbędne | | `g_state` | Ochrona logowania Google przed atakiem CSRF | 10 minut | Niewymagana — niezbędne | --- ## 13. Dzieci Estate ID jest przeznaczony dla właścicieli i najemców lokali oraz osób przez nich upoważnionych. **Nie kierujemy usługi do osób poniżej 16. roku życia** i świadomie nie zbieramy ich danych. Jeżeli ustalimy, że konto założyła osoba poniżej 16 lat bez zgody opiekuna, usuniemy je. Jeśli zauważysz taką sytuację — napisz na adres z pkt 2.2. --- ## 14. Zmiany polityki O każdej istotnej zmianie informujemy **co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie** — komunikatem w aplikacji oraz wiadomością e-mail. Zmiany o charakterze wyłącznie redakcyjnym publikujemy bez wyprzedzenia, odnotowując je w historii zmian. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem https://app.estate-id.pl/prywatnosc. ### Historia zmian | Wersja | Data | Zmiana | |---|---|---| | 1.0 | 17 sierpnia 2026 | Pierwsza wersja dokumentu | | 1.1 | 24 września 2026 | Umowę powierzenia zawiera się w aplikacji. Rozdz. 2: administrator danych wskazany warunkowo — do czasu zawarcia umowy przez wspólnotę jest nim IMPERT; o zmianie informujemy w aplikacji i e-mailem. Rozdz. 2.2, 3.3, 4.2 i 7: potwierdzenia zawarcia umowy powierzenia jako nasza czynność administratora | | 1.3 | 29 września 2026 | Nowy rozdz. 15: strona estate-id.pl, formularz kontaktowy, publiczny asystent i udostępnione rozmowy (dotychczasowy rozdz. 15 „Kontakt” ma teraz nr 16). Rozdz. 3.3, 4.2 i 12: wycofane ciasteczko `eid_vid` — statystyka linków promocyjnych bez identyfikatora przeglądarki, bez zgody i bez zapisu na urządzeniu. Rozdz. 5.2 i 6: skrzynka Gmail jako odbiorca korespondencji. Rozdz. 7: okresy dla nowych kategorii; usuwanie rekordów odwiedzin wdrożone. Zmiana nie ogranicza praw użytkowników aplikacji ani nie rozszerza przetwarzania ich danych — obowiązuje od publikacji | | 1.2 | 25 września 2026 | Rozdz. 5.2: wykaz podmiotów podprzetwarzających publikowany w aplikacji, zapowiedź zmian e-mailem z 14-dniowym wyprzedzeniem. Rozdz. 5.2 i 6: poczta wychodząca wysyłana przez Resend, Inc. (wcześniej błędnie wskazano Google). Rozdz. 8.3: asystent AI jest stałą częścią aplikacji. Rozdz. 11: zawiadomienie administratora danych o naruszeniu w ciągu 48 godzin; uprawnienia plików wgrywanych przez użytkowników zaostrzone | | 1.4 | 2 października 2026 | Rozdz. 5.2 i 6: Cloudflare, Inc. jako dostawca kopii zapasowych (szyfrowanych, przechowywanych w UE) wraz z mechanizmem przekazania. Zmiana nie ogranicza praw użytkowników ani nie rozszerza przetwarzania ich danych — obowiązuje od publikacji | | 1.5 | 3 października 2026 | Rozdz. 3.3, 4.2 i 7: rejestr audytu dostępu (kategorie danych, cel, podstawa prawna, retencja 12 miesięcy) — oznaczony „Do wdrożenia”; zaczyna działać z chwilą wdrożenia zmian na produkcję | | 1.6 | 3 października 2026 | Rozdz. 3.3, 4.2, 7 i 11: weryfikacja dwuetapowa (MFA) — dane drugiego składnika logowania (klucz aplikacji uwierzytelniającej, klucze publiczne passkey, skróty kodów odzyskiwania), licznik nieudanych prób i blokada konta, cel, podstawa prawna i okresy przechowywania — oznaczone „Do wdrożenia”; zaczynają obowiązywać z chwilą wdrożenia zmian na produkcję. Zmiana nie ogranicza praw użytkowników ani nie rozszerza przetwarzania poza to, co sami włączą lub czego wymaga ich wspólnota | | 1.7 | 5 października 2026 | Rozdz. 3.3, 4.2, 7 i 11: rejestr audytu dostępu, weryfikacja dwuetapowa (MFA) i kopie zapasowe wdrożone na produkcji 5 października 2026 — usunięte oznaczenia „Do wdrożenia”. Zmiana nie rozszerza przetwarzania poza opisane w wersjach 1.5 i 1.6 | | 1.8 | 5 października 2026 | Rozdz. 3.3: powód wejścia operatora Estate ID zapisywany tylko przy włączonej kontroli wejść operatora — na produkcji wyłączonej od 5 października 2026; samo wejście jest zapisywane zawsze. Zmiana zawęża, a nie rozszerza przetwarzanie | | 1.9 | 7 października 2026 | Nowy rozdz. 15.5: strona demonstracyjna asystenta (`/demo/asystent-ai-flow.html`) — wiadomości pisane i rozmowa głosowa, odbiorcy (Anthropic PBC, ElevenLabs, Inc.), brak zapisu (dotychczasowy rozdz. 15.5 „Twoje prawa” ma teraz nr 15.6). Zmiana dotyczy wyłącznie osób bez konta i nie rozszerza przetwarzania danych użytkowników aplikacji — obowiązuje od publikacji | --- ## 15. Strona estate-id.pl, formularz kontaktowy i publiczny asystent Ten rozdział dotyczy osób, które **nie mają konta w aplikacji**, a odwiedzają stronę estate-id.pl (w tym blog i stronę „Zapytaj o prawo wspólnoty”), zostawiają adres w formularzu kontaktowym, zadają pytanie publicznemu asystentowi albo wypróbowują asystenta na stronie demonstracyjnej (rozdz. 15.5). We wszystkich tych przypadkach **administratorem danych jest IMPERT** (dane w pkt 2.2) — wspólnota nie ma tu żadnej roli. ### 15.1 Odwiedziny strony - Strona **nie używa ciasteczek**, pikseli śledzących ani narzędzi analitycznych. W pamięci przeglądarki zapisuje wyłącznie wybrany przez Ciebie język (`eid_lang`) — szczegóły w Polityce cookies. - **Czcionki i ikony wczytujemy z własnego serwera.** Otwarcie strony nie wysyła Twojego adresu IP do Google ani do żadnego innego podmiotu zewnętrznego. - Stronę udostępnia **Railway Corp.** z serwerowni w Amsterdamie (UE). Dostawca przetwarza adres IP w zakresie niezbędnym do dostarczenia strony. **Nie prowadzimy własnych dzienników odwiedzin** z adresami IP. - **Wejście z linku promocyjnego** (adres z parametrem `?ref=`, np. z ulotki): zapisujemy identyfikator linku, znacznik czasu i — jeżeli link go zawiera — kod kampanii (parametr `?id=`). **Nie zapisujemy adresu IP ani żadnego identyfikatora Twojej przeglądarki** i niczego nie zapisujemy na Twoim urządzeniu. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes w ocenie skuteczności naszych kampanii. Okres: 12 miesięcy, usuwanie automatyczne. ### 15.2 Formularz kontaktowy („Zostaw kontakt”) | Kwestia | Informacja | |---|---| | **Dane** | Adres e-mail, który wpisujesz, oraz treść dalszej korespondencji, jeżeli ją podejmiesz | | **Cel** | Odpowiedź na Twoje zapytanie i rozmowa o wdrożeniu Estate ID | | **Podstawa prawna** | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy; art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes w odpowiedzi na zapytanie, gdy nie zmierza ono do umowy | | **Odbiorcy** | Resend, Inc. (dostarczenie wiadomości na naszą skrzynkę); Google Ireland Ltd. / Google LLC (skrzynka pocztowa Gmail, na której prowadzimy korespondencję); Railway (hosting) | | **Przekazanie poza EOG** | Tak — Resend, Inc. i Google LLC; mechanizmy w rozdz. 6 | | **Okres przechowywania** | Aplikacja **nie zapisuje adresu w swojej bazie** — trafia on wyłącznie na naszą skrzynkę jako wiadomość. Korespondencję usuwamy po **12 miesiącach od ostatniego kontaktu**, chyba że zawrzemy umowę (wtedy obowiązują okresy z rozdz. 7) albo jest ona potrzebna do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Usuwanie ze skrzynki odbywa się ręcznie | | **Czy musisz** | Podanie adresu jest dobrowolne; bez niego nie możemy odpowiedzieć | **Nie zapisujemy Cię na żadną listę mailingową** i nie wysyłamy informacji handlowych bez Twojej odrębnej zgody. Odpowiadamy na to, o co zapytałeś. Formularz chroni przed nadużyciami ukryte pole-pułapka dla automatów oraz limit częstotliwości: ten sam adres może zostać wysłany ponownie po 10 minutach. Limit przechowujemy wyłącznie w pamięci serwera — znika przy każdym jego restarcie. ### 15.3 Publiczny asystent („Zapytaj o prawo wspólnoty”) | Kwestia | Informacja | |---|---| | **Dane** | Treść Twoich pytań i odpowiedzi asystenta; przypisana automatycznie kategoria pytającego (np. mieszkaniec, zarząd, zarządca) — wyłącznie po to, by dobrać tekst zaproszenia pod odpowiedzią. **Pytań nie wiążemy z żadną osobą** — nie zapisujemy przy nich adresu IP, identyfikatora sesji ani konta | | **Cel** | Udzielenie odpowiedzi; przegląd pytań, na które asystent nie znał odpowiedzi, aby uzupełnić bazę wiedzy | | **Podstawa prawna** | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes: udostępnienie bezpłatnej informacji o przepisach i rozwój tej usługi | | **Odbiorcy** | Anthropic PBC (model AI przygotowujący odpowiedź); Railway (hosting) | | **Przekazanie poza EOG** | Tak — Anthropic PBC; mechanizm w rozdz. 6. Dane **nie są wykorzystywane do trenowania modelu** | | **Okres przechowywania** | **90 dni**, potem usuwane automatycznie | **Limit pytań.** Aby asystent pozostał bezpłatny, jeden adres IP może zadać 3 pytania dziennie. Licznik przechowujemy **wyłącznie w pamięci serwera przez 24 godziny** — adres IP nie trafia do bazy danych ani do zapisu pytań. **Nie wpisuj w pytaniach nazwisk, adresów ani innych danych osobowych** — ani swoich, ani sąsiadów. Asystent odpowiada na podstawie przepisów, nie potrzebuje ich. Asystent **nie podejmuje wobec Ciebie żadnych decyzji** i nie jest profilowaniem w rozumieniu art. 22 RODO. Odpowiedź jest informacją o treści przepisów, nie poradą prawną. ### 15.4 Udostępnione rozmowy Pod odpowiedzią możesz kliknąć **„Udostępnij rozmowę”**, a następnie **„Utwórz link”**. Tworzymy wtedy **publiczną stronę** pod adresem `estate-id.pl/r/…` z kopią tej rozmowy — może ją otworzyć każdy, kto ma link. Przed utworzeniem linku strona prosi o sprawdzenie, czy rozmowa nie zawiera nazwisk ani adresów. - **Podstawa prawna:** art. 6 ust. 1 lit. a RODO — Twoja zgoda, wyrażona utworzeniem linku. Możesz ją cofnąć w każdej chwili; cofnięcie nie wpływa na zgodność publikacji sprzed cofnięcia. - **Okres:** udostępniona rozmowa **nie wygasa po 90 dniach** — pozostaje dostępna do czasu jej usunięcia. Usuwamy ją na żądanie: napisz na adres z pkt 2.2 i podaj link. - Aby ograniczyć nadużycia, liczbę udostępnień z jednego adresu IP ograniczamy w oknie godzinowym; licznik jest przechowywany wyłącznie w pamięci serwera. ### 15.5 Strona demonstracyjna asystenta Strona `/demo/asystent-ai-flow.html` (pod adresami app-demo.estate-id.pl i app.estate-id.pl) pozwala wypróbować asystenta na przykładowej firmie: napisać do niej na czacie, e-mailem lub w komunikatorze albo porozmawiać z nią głosowo. | Kwestia | Informacja | |---|---| | **Dane** | Treść wiadomości, które piszesz, i wiedza firmy, jeżeli ją zmienisz; w rozmowie głosowej — Twój głos i jego zapis tekstowy | | **Cel** | Przygotowanie odpowiedzi asystenta i pokazanie, jak działa | | **Podstawa prawna** | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes: prezentacja naszej usługi na Twoje żądanie | | **Odbiorcy** | Wiadomości pisane: Anthropic PBC (model AI przygotowujący odpowiedź). Rozmowa głosowa: ElevenLabs, Inc. (rozpoznawanie mowy i głos asystenta) oraz Anthropic PBC (treść odpowiedzi). Railway (hosting) | | **Przekazanie poza EOG** | Tak — Anthropic PBC (mechanizm w rozdz. 6) i ElevenLabs, Inc. (USA). Dane przekazane Anthropic PBC **nie są wykorzystywane do trenowania modelu** | | **Okres przechowywania** | **Nic nie zapisujemy** — ani treści wiadomości, ani zapisu rozmowy; w dziennikach serwera nie ma ich treści. Zapis nagrań po stronie ElevenLabs jest wyłączony | - **Tryb pokazowy.** Gdy na stronie widnieje „tryb pokazowy · odpowiedzi nagrane”, odpowiedzi są nagrane z góry i Twoje wiadomości **nie są nigdzie wysyłane**. - **Mikrofon** jest używany wyłącznie podczas rozmowy, którą sam rozpoczynasz przyciskiem „Połącz”, i najdłużej 3 minuty. - **Limity.** Aby demo pozostało bezpłatne, liczbę wiadomości i rozmów z jednego adresu IP ograniczamy dziennie. Licznik przechowujemy **wyłącznie w pamięci serwera** — adres IP nie trafia do bazy danych. **Nie wpisuj ani nie mów danych osobowych** — ani swoich, ani innych osób. Firma na stronie jest fikcyjna, a asystent ich nie potrzebuje. ### 15.6 Twoje prawa Przysługują Ci wszystkie prawa z rozdz. 10, w tym **sprzeciw** wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie (art. 21 RODO). Wnioski kieruj do IMPERT. Ponieważ pytań zadanych asystentowi nie wiążemy z żadną osobą, możemy nie być w stanie ich odnaleźć bez dodatkowych informacji od Ciebie — np. dokładnej treści pytania i dnia, w którym je zadałeś (art. 11 ust. 2 RODO). Nie będziemy zbierać więcej danych tylko po to, by móc Cię zidentyfikować. --- ## 16. Kontakt **Sprawy dotyczące danych osobowych, wnioski o realizację praw, pytania do tej polityki:** IMPERT Konrad Bejger ul. Magellana 6/64, 80-288 Gdańsk NIP: 8781795948 E-mail: konrad.bejger@gmail.com **Sprawy dotyczące Twojego lokalu, rozrachunków i ewidencji mieszkańców:** zarząd Twojej wspólnoty mieszkaniowej — dane kontaktowe w aplikacji. --- *Dokument sporządzono w języku polskim. W razie rozbieżności między wersjami językowymi rozstrzyga wersja polska.*